Réponse rapide : Un dossier utile identifie la commande et la variante précises, distingue le constat de sa cause supposée et inclut la quantité concernée ainsi que des éléments clairs. Conservez les articles et les étiquettes jusqu’à ce que la prochaine étape soit convenue.
Commencez par un constat précis
Utilisez une formulation vérifiable par une autre personne. « Trois pièces de cet emballage reçu présentent une marque visible sur le bord du disque » est plus utile que « tout le lot est mauvais ». Pour un écart dimensionnel, indiquez la caractéristique mesurée, la méthode, la valeur observée et la spécification convenue. N’inventez pas une tolérance après la réception.
Séparez les causes supposées. Une marque peut avoir plusieurs explications ; le dossier initial doit préserver les éléments et permettre l’enquête. Indiquez le nombre d’articles examinés et le nombre concerné pour délimiter la portée du constat.
Un dossier par constat
| Champ | Informations à inclure |
|---|---|
| Identité | Commande, SKU, variante, finition et lot fournisseur disponible |
| Quantité | Lots reçus, pièces par lot, pièces examinées et concernées |
| Observation | Ce qui a été vu ou mesuré, où et quand |
| Éléments | Photo d’ensemble, gros plan, étiquette et relevé de mesure |
| Statut du stock | Emplacement et séparation des articles concernés |
| Prochaine étape demandée | Clarification, contrôle complémentaire ou proposition de solution |
| Résultat convenu | Décision, responsable, date et référence de la réponse |
Photographiez le problème dans son contexte
Prenez une image de l’article complet et une autre du constat. Incluez l’étiquette d’origine ou sa référence enregistrée pour relier les éléments à la commande. Pour une question dimensionnelle, précisez la méthode et la lecture ; une règle sur une photo ne remplace pas une méthode de mesure adaptée.
Conservez les fichiers originaux. Des copies recadrées peuvent signaler le problème, mais gardez les originaux pour l’examen. Évitez d’inclure des données personnelles ou client sans rapport avec le dossier.
Reliez la résolution au stock
Séparez les articles incertains du stock disponible et consignez leur emplacement. Ne retouchez, ne jetez et ne retournez pas les articles avant de confirmer l’étape suivante : cela pourrait supprimer des éléments nécessaires à l’enquête. Consultez les conditions de retour actuelles et l’accord de commande pour connaître le processus applicable.
Lorsqu’une solution est convenue, notez la quantité concernée et le devenir des articles d’origine. Les remplacements doivent avoir leur propre réception. La clôture d’un échange de messages ne montre pas à elle seule ce qu’il est advenu du stock.
Questions des acheteurs
Fournir des éléments garantit-il un remboursement ou un remplacement ?
Non. L’issue dépend de l’enquête, des conditions applicables et de la résolution convenue. Cette liste décrit un processus documentaire et ne remplace pas les politiques du fournisseur.
Faut-il étendre un constat à toute la commande ?
Consignez ce qui a été examiné et observé. Étendez le contrôle par une étape convenue ; ne considérez pas les articles non examinés comme des défauts confirmés.
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